植田会計事務所が推進するスマホ経理ですが、その前提はクラウド会計を利用することとなっています。
植田会計事務所は弥生をお勧めしているので、具体的には「弥生会計オンライン」や「やよいの青色申告オンライン」、それから「やよいの給与明細オンライン」ということになります。

こういったクラウド会計の利用をなぜ推進するのか？
単に時流に乗っているわけではありません。
クラウド会計の利用は情報消失のリスクを軽減することになるからです。

情報消失という致命的なリスク

皆さんは会社で使用するPCが動かなくなった、または調子が悪くなったのでバックアップからデータを復元した、という経験はありませんか？

私の事務所では年に1〜2回はPCの調子が悪くなります。
それも、年末調整や確定申告といったPCをフル使用する時期に限って調子が悪くなることが多いです。
(フル使用するから調子が悪くなるのかもしれませんが・・・)

そんな場合でも、PC本体は最悪買い替えれば済む話です。
しかし会計データや申告データといった情報は、何としてでも確保する必要があります。
紙媒体で保管していない限り替えがききませんし、紙媒体で保管していたとしてもその復元にはかなりの時間と労力を費やすことになります。

小規模企業はクラウドをデータ保管方法のひとつとして利用すべき

そこでクラウド会計の出番です。
クラウド上にデータを残しておけば、クラウドのサービスを提供している企業がデータを保管してくれます。
データの保管も、素人があれこれ対策するより専門の業者に任せてしまった方が確実で労力もかかりません。

なお、会計に限らず、クラウドを利用すると「情報流出のリスクがあるのでは？」という意見もよく聞かれます。
(これを理由に、国税の電子申告を未だに行わない税理士事務所もありますね・・・)
確かにそのリスクはあるかもしれませんが、それよりも情報消失の方がはるかに発生する確率が高く、ダメージも大きいのではないでしょうか？

こうしたクラウド会計のメリット・デメリットを総合的に勘案すると、クラウド会計は小規模企業の情報消失リスクを防ぐ効果的な方法のひとつであると言えます。

ただし、クラウドはあくまで方法の「ひとつ」です。
リスクを軽減する原則は「複数媒体での保管」であることを忘れてはいけません。
クラウドでのデータ保管に加え、「紙媒体での保管」「PC内保管」も行うようにしましょう。
こうした少しずつの手間が、情報消失を防ぐ保険になるのです。