こんにちは！外注せずにご自身で経理を行いたい方をサポートする宝塚の会計事務所、「じぶんで経理」植田会計事務所です。

最近記帳代行の仕事量が増えてきています。
自動仕訳やスマホ経理を推進する会計事務所なのに記帳代行が増えているのはどうなんだろうと思いますが、まだまだ記帳代行のニーズがあることも確かなのです。

そこで、今回は記帳作業の中でも領収書を「できるだけ」「なるべく」楽に入力するため、植田会計事務所で私が行っている手法をお伝えします。
よくある手法ばかりかも知れませんが、そこはご容赦ください。

なお、使用する会計ソフトは弥生会計またはやよいの青色申告を前提としてお話しします。

①領収書は月ごとに分ける

まず領収書は月ごとに分けます。
店の名前や内容は見ません。
機械的に日付だけを見て、1月の領収書、2月の領収書・・・と分けていきましょう。

このとき請求書も同様に分けて、その請求書と対応する領収書があればホチキスで留めてしまいます。
請求書と領収書の月が異なる場合は、とりあえず領収書の月に分けておきます。

②領収書は科目ごとに分ける

領収書を月ごとに分けたら、領収書を次は科目ごとに分けます。

あまり細かく分ける必要はありません。
悩むものは雑費にしておくと後でチェックしやすくなります。

③同じ店の領収書を集め、名前などはソフトに登録しておく

同じ店の領収書が度々出てくる場合は、その店ごとに集めておきます。
そして摘要辞書にその店の名前を登録しておけば、その店の取引を入力する際は日付と金額を変えるだけで良くなります。

また、店の名前だけでなく「ガソリン代」や「駐車場代」など、内容を辞書に登録しておいても便利です。

※サーチキーはなるべく数字かアルファベットに設定して、呼び出し時間を短縮しています。

④重要性の低い領収書は合計額で入力する

「重要性が低い」の判断が難しいかも知れませんが、日付や金額、店の名前を個別に入力する必要がないものがこれにあたります。

たとえば時間貸し駐車場の「○○パーキング」という名称はあまり重要ではありません。
また、金額も一回の利用が数百円程度です。

このような領収書はまとめてホチキスで留めて、電卓で出した合計額をメモします。
そしてその合計額を月末の日付で入力します。
実際の日付は使用しません。

※複数の領収書を月末にまとめて入力しています。なお、領収書はワザとそろえないでホチキスで留めるとめくりやすくなりますよ。
※画像は投稿用に作成したものです。

この「重要性が低いものはまとめる」は領収書以外にも応用がききます。

通帳を見れば相手先が分かる売上入金が多いなら、合計額を月末に計上しても良いでしょう。
合計額の根拠資料としては通帳を保管しておきます。

ただし、あくまでも「重要性が低いもの」を対象としているため、一件の金額が大きい場合はこのような方法は取りません。
回収状況がチェックできなくなるためです。

⑤保管はクリアファイルで行う

領収書は大きさや形状かバラバラなので、封筒に保管する場合は折る必要があるときもしばしば・・・。
そうなると資料としての厚みが増してしまいます。
なるべく厚みを薄くした方が保管スペースを節約できるので、領収書や請求書は折らずにクリアファイルに入れて保管しましょう。

以上です。
参考にしてみてください！