こんにちは！外注せずにご自身で経理を行いたい方をサポートする宝塚の会計事務所、「じぶんで経理」植田会計事務所です。

今回は領収書の精算方法についてです。

事業を行う上で必ず発生するものが「費用の支払い」です。
個人事業主で貸借対照表を作成していない方なら支払った費用の金額を集計するだけで良いのでしょうが、これが法人の費用となると話が違います。
なぜなら、法人は必ず費用を支払う「出処」を明らかにしなければならず、貸借対照表の項目が変動するからです。

例えば、文房具を100,000円で購入した場合。
貸借対照表を作成しない個人事業主なら「消耗品費 1000,000円」とするだけです。
一方、法人は「消耗品費 100,000円」までは同じですが、その文房具を「現金で購入したのか」「銀行振込みで購入したのか」「社長や従業員が立て替え払いして購入したのか」またはそれ以外の方法で購入したのかまで決まらないと費用の計上ができません。
そして、現金で購入したなら貸借対照表の現金残高が100,000円減少し、銀行振込みで購入したなら預金残高が減少し、社長や従業員が立て替え払いして購入したなら借入金が増加するのです。

精算を怠ると貸借対照表が不自然な形になる

領収書の精算を行っていない場合、どんな影響があるのでしょうか？
費用の支払いを続けていると当然手持ちの現金がなくなってくるので預金口座から現金を引き出して補充します。
すると、引き出すごとに現金残高が増えていき「現金残高が異常に多い」貸借対照表が出来上がります。

または、社長や従業員が立て替えて払った費用を「現金で支払った」ものとして処理し続けた場合、費用を計上するごとに現金残高が減っていき「現金残高がマイナス」の貸借対照表が出来上がります。

意外に思われるかもしれませんが、経理経験者でない方が作成した貸借対照表の現金残高が「異常に多い」または「マイナスとなっている」ものは比較的よく見られるものです。

領収書の精算方法は一定のルールを決めるべき

それではどのような方法で領収書を精算すればよいのでしょうか？
ポイントは領収書を精算する「一定のルール」を決めることです。

例えばこのようなルールはいかがでしょうか？
①毎月1日から末日までの日付の領収書を一つのクリアファイルに集めておきます。
②翌月にクリアファイル内の領収書金額を集計します。
③集計した金額と同額を預金口座から引き出して精算します。

なお、精算は1カ月に1回とは限らず、2〜3回に増やしても良いでしょう。

また、上記②の集計のタイミングで旅費交通費や交際費といった科目ごとに分けることで、一カ月分の領収書を一気に費用処理することも可能です。

領収書の精算は経理を行う上で避けては通れない問題です。
自社に合った精算方法はどのようなものなのか。
みなさまも一度チェックしてみてください。