こんにちは！外注せずにご自身で経理を行いたい方をサポートする宝塚の会計事務所、「じぶんで経理」植田会計事務所です。
今回は画像をたくさん使って、帳簿を会計ソフトに取り込む方法をお伝えします。現金出納帳や預金出納帳をエクセルで作成されている方は多いと思います。
「やよいの青色申告オンライン」なら、そのエクセルで作成した帳簿から取引を簡単に取り込むことが可能です。
取り込みたいファイルを「CSV」形式で保存します
まず、図のような現金出納帳があったとします。
最低限必要な項目は「日付」「入金」「出金」「摘要」です。
これを取り込みたい場合は一旦CSV形式で保存します。
「ファイル」→「名前を付けて保存」から「ファイルの種類」で「CSV」を選択しましょう。
いろいろメッセージが出ますが、とにかく「OK」を選択してCSV形式で保存します。
保存できました。
やよいの青色申告オンラインに取引の取り込み方法を指定します
保存できたらやよいの青色申告オンラインのメニューから「入出金明細ファイル取込」を選択して、さきほどのCSVファイルを指定の場所へドロップします。
こんな画面が出てきます。
やよいの青色申告オンラインにどれが「日付」「入金」「出金」「摘要」か指定してあげましょう。
指定するときは「▼」をクリックします。（下図の青丸）
なお、入金と出金は1列にまとめても大丈夫ですが、出金には「－（マイナス）」の符号を付けてきましょう。
「日付」は「〇月〇日」の形式で入力されている場合は「日付（年月日）」を選びます。
また、取り込みを何行目から行うかも指定しなければなりません。
1行目は項目が並んでいるだけなので不要です。
2行目は前月繰越なのでこちらも不要です。
なので「3行目」から取り込むよう指定しましょう。（下図の赤丸参照）
次にこのファイルは何の科目の取引なのか指定します。
補助科目は預金出納帳を取り込む場合などは必要でしょうが、現金出納帳の場合は重要ではないので私は指定していません。
1～2の設定ができると、表示している状態で取り込んでも良いか聞かれます。
実際の帳簿で何百行取引があっても、画面では5行分の取引しか表示されません。
「取込を実行する」をクリックすると画面が変わり取り込みが開始されます。
しばらく何の取引も表示されないので失敗したのかと不安になりますが、下図赤丸の点灯が止まるまで数秒待ちましょう。
表示が下図赤丸のように変わったら、更新をクリックします。（下図青丸）
取り込んだ結果が出てきますが、まだ確定ではありません。
取り込みを行うと、現金取引の「相手勘定」を弥生側が自動で推定してきます。
取り込みができたら後は確認し、必要な箇所を修正するだけ
相手勘定は摘要欄で判断しているようですが、上図の4/2の正しい相手勘定は「買掛金」なので手動で修正します。
修正は勘定科目の「▼」を押して正しい勘定科目を選択して行います。
確認・修正ができた取引は、右側の「取引の登録」から「する」を選択します。
なお、修正を行った取引は自動的に「する」が選択されます。
取引が多い場合は一つ一つ選択すると手間なので、左側の「全選択」をクリックしてから「選択された取引の操作を行う」→「取引の登録を「する」に変更する」を選択すると、表示されたすべての取引を「する」に選択できます。
そして画面一番下の「表示されているすべての取引を確定する」をクリックします。
すぐに取引の登録は完了します。
注意点3つとまとめ
注意点としては、3つあります。
一つ目は、取り込んだ取引の日付がデフォルトでは「直近が先頭」となることです。
つまり、1～31日まで毎日取引がある場合、上から31～1日の順番で表示されるのです。
あまり影響がないところではありますが、なんとなく落ち着かないという方は取り込んだ画面の「日付」をクリックしてください。
日付の順番を逆転させることができます。
二つ目は、取引が150件を超える場合、ファイルの取り込みでは1度にすべての取引を取り込めますが、やよいの青色申告オンラインに1度に登録できる取引は150件までとなることです。
この場合、まず150件分登録を行い、その後改めて最初の手順であるメニューの「スマート取引取込」→「未確定の取引」を開くと、まだ登録されていない残りの取引が表示されるので、引き続き登録の作業を行う必要があります。
三つ目は、ファイルを取り込む時間が通常よりも長くかかる場合があることです。
スマート取引取込は取り込むファイルの内容を一度弥生へ送信し、弥生側で科目の推定などの処理が終わったものが送り返されてくる仕組みです。
弥生側での処理が混み合った場合、なかなかデータが返ってきません。
2018年でいうと、確定申告の期間中はやはり混み合っていたようです。
混雑時を避けることも重要ですが、あまりデータをまとめ過ぎず、1カ月ごとなどこまめな処理を心がけましょう。
テキストベースだと煩雑に見えますが、1度やり方さえ覚えれば取引が数百件あっても5分程度で登録できることがスマート取引取込の魅力です。
「取引の入力に使う時間がもったいない」と思われる方はぜひお試しください。