こんにちは！外注せずにご自身で経理を行いたい方をサポートする宝塚の会計事務所、「じぶんで経理」植田会計事務所です。

前回は「年明け経理はリスクがいっぱい！」というタイトルで、消費税にかかわるリスクについてお話ししました。
消費税のリスクは非常に大きく、届出一つで税額が大きく変わってきます。
あってはならないことですが、我々税理士がやってしまうミスの多くがこの消費税関係です。

以前ある会社が消費税の課税事業者に該当するかどうか、他の税理士事務所にアドバイス差し上げたことがあります。
非常にややこしい判定で、一見すると免税事業者と判定してしまいそうでしたが、結果は課税事業者に該当しました。
ところが申告書提出後、管轄の税務署から「免税事業者に該当する」との連絡が来ます。
口頭で説明しても「課税事業者に該当するのでもう一度確認してください」との一点張り・・・。
免税事業者にならないことは分かっていたので、税務署に対し税務署が作成したパンフレットを使用して判定の経緯を説明すると、最終的には税務署にも納得していただきました。

この出来事からも分かるように、消費税の制度は税務署ですら判定を間違えるほど複雑になっています。
それほど複雑な制度を一般の方が理解して判断を続けていくことは無理があるように私は思うのです。

話が脱線しましたが、年明け経理のリスクについて、話を続けます。

税金は事業から発生するものだけではない

年明けに経理を済ませて税金が確定。
ホッとして事業主の方とお話ししていると「そういえば車を買い換えたんだけど、関係なかったよね？」と一言。
・・・私用の車なら関係ないのですが、大部分を事業の用に供している車だったので、税金の計算はやり直しになります。
買い換えで下取りに出した車は中古でも価値の下がりにくい車種なので譲渡所得が発生し、かつ、消費税もかかってきます。
そうなると、納税の資金繰りを計算し直さなければなりません。

また、生命保険の満期保険金があったり、所有する土地に広告看板が設置されて不動産収入があったりしても所得税は変わってきます。

さらに、ご本人にそのつもりはなくても名義をお子様にしたため、贈与税が発生してしまうケースも見受けられます。

個人事業主は12月までに10カ月分の経理を終わらせておくべき

ご紹介したケースは、いずれも「気付かなくても仕方ない」ケースと思います。
税金の仕組みは複雑で、個人事業主の方が日常の業務をいちいち税金と結び付けているとは考えられないからです。
だからといって、税金が免除されるわけではありませんが・・・。

それでは、個人事業主の方はどのようにすれば様々な税金リスクから身を守ることが出来るのでしょうか？

私は「とにかく10カ月分の数値を集計しておく」ことをお勧めします。

これは法人にも言えることですが、ほとんどの税金には「期間」が決められています。
所得税や贈与税なら毎年1/1〜12/31が所得や贈与額を計算する期間ですし、法人なら通常は期首から1年を経過する日(決算日)が利益を計算する期間です。
この期間を超えてしまうと新たな計算がスタートしてしまうので、何か対策を取ろうとすると、その期間内に行動する必要があります。

さて、対策を取るには今年度の利益がいくらくらいなのか把握する必要があります。
固定費が費用のほとんどを占めるようでしたら売上でほぼ利益は決まります。
しかし、変動費が多くを占める場合は実際に集計してみないと利益を把握することは困難です。

売上や費用を集計していない状態で経営者の方に「今期の利益はいかがですか？」と尋ねても、回答は経営者の性格に大きく左右されます。
楽観的な方は大体「前期と同等以上」、保守的な方は「前期より少なめ」と回答されます。

そこで、10カ月分の数値を集計しておくことが重要になります。
売上は集計しやすいと思いますので全てを、逆に費用は細かいところまでは求めません。
例えば、現金払いの細かい費用は後回しにして、振込や口座振替などの分かりやすいものを集計してしまいます。

そうして10カ月分の利益が出てきたら、残り2カ月の売上や費用を差し引きして決算予想を出すのです。
個人事業主の12月頃ならば、11月の売上と費用は出そろっているでしょうし、12月の売上と費用も大体検討がつくはずです。
法人も同様のやり方です。

これが出来るかどうかで変わるのは税額だけではありません。
資金繰りも変わってきます。
資金力の弱い小規模事業者にとって怖いのはスポットの支払いです。
中でも税金はスポットの支払いの中でも金額が大きく、影響の強いものとなります。
あらかじめ2〜3カ月後に税金の支払いがあることが分かっていれば対策の取り様もありますが、申告直前に分かっても打つ手はほとんどありません・・・。

今まで年明けに経理を行なっていた個人事業主の方や決算後に経理を行なっていた経営者の方は、一度「10カ月経理」をお試しください。
きっと、決算前にやるべきことが見つかるはずです。

早いもので、今年も残すところあと2カ月となりました。
つい先日まで「暑い！暑い！」と言っていたような気がしますが、最近は朝晩が寒くてもう一枚上着が欲しくなりますね・・・。

さて、われわれ会計事務所の業界ですが、だいたい11月頃から繁忙期に入ります。
繁忙期の内容は次のようになっています。

11月 お客様に対し年末調整と確定申告の資料提供のお願い
12月 年末調整及び個人事業主のお客様の決算予想
1月 法定調書や償却資産の申告、還付申告の場合は確定申告の開始
2月 還付以外の確定申告や贈与税の申告開始
3月 確定申告終了

このように、3月15日の確定申告最終日まで会計業界はノンストップでバタバタと過ごします。
(さすがにお正月だけは休みますが・・・)
会計事務所にとって確定申告はその年のビッグイベントなので、最終日を迎えると「今年もやり遂げたぞ〜」という達成感に満たされるものです。

・・・満たされるのですが、それと同時にいつも「危ないな〜」と私が感じていることがあります。

個人事業主の方は経理をいつ頃からスタートしていますか？

毎月経理をコンスタントに行っている方は何の問題もありません。
業種にもよりますが3カ月〜半年に一度という方もおそらく大丈夫でしょう。
しかし、実際には大多数の方が「年が明けてから」経理をスタートしているのではないでしょうか？
この、年が明けてから経理をスタートするという方法はかなりリスクがあります。
それは「気付いた時には既に手遅れ」という会計業界の人間にとっては絶対に避けたいリスクです。

リスク1     ギリギリ消費税の課税事業者になってしまう！

今までは売上が900万円台で推移していたが、去年はたまたま売上が1,000万円をギリギリ超えてしまった・・・、というケース。
同じ1,000万円の売上でも、消費税の課税事業者なら1,000万円×8/108=74万円が発生します。
ここから支払った消費税を控除するのですが、半分控除できたとしても37万円納付することになります。
ギリギリ1,000万円を超えたために多額の納付を行うくらいなら、少し仕事を休むか値引きすべきでした。
しかし年が明けてから気付いても、既に手遅れです。

また、既に課税事業者となっている場合でも消費税は年々取り扱いが複雑化しているので、「年が明けてから〜」なんてのんびり構えていると思わぬ事態になる可能性があります。

話が長くなってきたので、続きはまた次回にお話しします。

植田会計事務所が推進するスマホ経理ですが、その前提はクラウド会計を利用することとなっています。
植田会計事務所は弥生をお勧めしているので、具体的には「弥生会計オンライン」や「やよいの青色申告オンライン」、それから「やよいの給与明細オンライン」ということになります。

こういったクラウド会計の利用をなぜ推進するのか？
単に時流に乗っているわけではありません。
クラウド会計の利用は情報消失のリスクを軽減することになるからです。

情報消失という致命的なリスク

皆さんは会社で使用するPCが動かなくなった、または調子が悪くなったのでバックアップからデータを復元した、という経験はありませんか？

私の事務所では年に1〜2回はPCの調子が悪くなります。
それも、年末調整や確定申告といったPCをフル使用する時期に限って調子が悪くなることが多いです。
(フル使用するから調子が悪くなるのかもしれませんが・・・)

そんな場合でも、PC本体は最悪買い替えれば済む話です。
しかし会計データや申告データといった情報は、何としてでも確保する必要があります。
紙媒体で保管していない限り替えがききませんし、紙媒体で保管していたとしてもその復元にはかなりの時間と労力を費やすことになります。

小規模企業はクラウドをデータ保管方法のひとつとして利用すべき

そこでクラウド会計の出番です。
クラウド上にデータを残しておけば、クラウドのサービスを提供している企業がデータを保管してくれます。
データの保管も、素人があれこれ対策するより専門の業者に任せてしまった方が確実で労力もかかりません。

なお、会計に限らず、クラウドを利用すると「情報流出のリスクがあるのでは？」という意見もよく聞かれます。
(これを理由に、国税の電子申告を未だに行わない税理士事務所もありますね・・・)
確かにそのリスクはあるかもしれませんが、それよりも情報消失の方がはるかに発生する確率が高く、ダメージも大きいのではないでしょうか？

こうしたクラウド会計のメリット・デメリットを総合的に勘案すると、クラウド会計は小規模企業の情報消失リスクを防ぐ効果的な方法のひとつであると言えます。

ただし、クラウドはあくまで方法の「ひとつ」です。
リスクを軽減する原則は「複数媒体での保管」であることを忘れてはいけません。
クラウドでのデータ保管に加え、「紙媒体での保管」「PC内保管」も行うようにしましょう。
こうした少しずつの手間が、情報消失を防ぐ保険になるのです。

表題のとおり、ずっと考えてきた弥生オンラインにおける売掛入金をスマホで登録する方法の続報です。
新しい方法を発見しました！
というか、なぜこの方法をすぐに思いつかなかったのか・・・。

売掛入金用の科目を設定する

結論からお伝えすると、弥生オンラインにPCからログインして「収益（または売上）」に売掛入金用の科目を設定するだけです。
これで100％目的を達成できるわけではありませんが、以前お伝えした他の科目を代用する方法よりも本来の仕訳に近いものが登録できます。

実際の手順は次のとおりです。
①　弥生オンラインにログイン
②　「設定メニュー」から「科目の設定」を選択
③　「収益（または売上）」のタブから「科目を追加」選択
④　科目名を「売掛金入金」などと入力し、「取引の入力で表示」にチェックが入っていることを確認してから「登録」をクリック

これでスマホ版を開くと、設定した科目が「収入」で選択できるようになっています。

具体的な取引の登録方法は？

例えば個人事業主の方について、売掛金10,800円、その内源泉所得税1,021円の振込入金があった場合、取引の登録方法は次のようになります。
①　収入「売掛金入金」を選択して次へ
②　取引先を入力するか既存のものから選択して次へ
③　金額10,800円を入力して次へ
④　「うち源泉所得税」をオン
⑤　デフォルトでは源泉所得税は税込価額の10.21％が計算されるので、それを1,021円に訂正して登録

やっぱりPCからの訂正は必要

しかし、このままだと「売掛金入金」という科目は収入として計算され、利益が二重計上されてしまうので、弥生オンラインにPCからログインした際に「売掛金入金」を本来の「売掛金」に訂正します。
補助科目の設定もお忘れなく。

もしかすると「それなら売掛金という科目そのものを設定すれば良いのでは？」と考えられる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、売掛金という科目はすでに「流動資産」に登録されています。
これと同じ名前の売掛金を「売上」に登録することはできません。
登録しようとすると「既に登録済みの科目名（売掛金）を登録することはできません」というエラーメッセージが表示されます。

負債科目にも応用できます！

買掛金や未払金の支払いをスマホから登録するために「買掛金支払」や「未払金支払」などの科目を「売上原価（または仕入）」または「費用等（または経費）」に設定すると、売掛金と同じくPCでの訂正が楽になります。

訂正が必要という点では今までの方法と変わりがありませんが、今回の方法は「代用する科目を自分好みのものにできる」という点に特色があります。
毎度のことですが、弥生の開発チームにはさらなる改良を望みつつ、皆様はぜひ今回の方法をお試しください。

スマホからクラウド会計ソフトにログインするとどうなるのか？

スマホで経理を行なっている方、その中でも「弥生会計オンライン」や「やよいの青色申告オンライン」を使用されている方なら当然湧いてくる疑問です。

私のブログでも度々「弥生のスマホアプリではできない処理があるので、必ずオンライン版にログインする必要がある」と述べてきました。

しかし、オンライン版はwebサイト上に存在します。
そして、スマホはPCと同様のwebサイトにアクセスすることができます。
ならば、ひょっとしてスマホからログインするとオンライン版をそのまま使えるのでは・・・？
そう考え、実際にスマホからログインしてみました。

ログインすることは可能です。
画面左側に表示された仕訳入力やレポートを選択することもできます。
が、メニュー以外の表示がうまくいきません。
やはり画面の大きさが違いすぎるため、表示できない部分がかなり出てきます。
なんとか動かして取引を登録することもできましたが、実用には程遠い状態です。

弥生のサポートにも質問してみましたが、オンライン版はPCでの使用を前提としており、モバイルには対応していないとのことです。

残念ですね〜。
表示が小さくてもPCと同じ表示さえできれば、経理を全てスマホで完結することができるのですが、できないものは仕方ありません。
いつかはスマホで経理を完結できることを願いつつ(弥生に要望も出しておきました)、植田会計事務所は可能な限り経理をスマホで進められる方法を模索し続けます。

「やよいの青色申告スマホ版」は「業務の合間に経理を済ませたい!」「経理のために時間を作ることが難しい・・・」という小規模事業者の経理を楽にしてくれる、とてもシンプルなアプリです。

私の事務所でも、以前は領収書を受け取る度にデスクトップ版の弥生会計を立ち上げて入力していました。
しかし、今では先日の投稿にも記載したようにやよいの青色申告オンラインにログインすることは月に1〜2回です。
ログインすると「何だか久し振りに経理しているな・・・」と不思議な感覚を覚えます。

これでオンラインにログインすること自体なくなれば、もっと皆さんの経理を楽にすることができるのですが、まだその段階には至っておりません。

私がオンラインにログインしなければならない理由の半分は残高試算表の確認で、残り半分が売掛金入金の登録です。
このうち、売掛金入金がスマホからでは登録できないのは、単純に収入の科目で「売掛金」が存在しないためです。
売上を計上するときは相手科目で売掛金を使用できますが、入金時に売掛金を使用できないというのはどうなんでしょうかね？

私の事務所でも、売上の発生(依頼が完了)が今月で、入金は来月ということが 多々あります。

それでは売掛金の入金があった場合、スマホで登録するにはどうすればよいのでしょうか？

方法① とりあえずの取引を計上する

入金時に売掛金が使えないなら、他の科目をとりあえず使用し、オンラインにログインしてから訂正する方法です。
具体的には、物の引き渡しやサービス提供が完了した時点で収入は「売上」、取引手段は「売掛金」を計上し、入金時にも収入で「売上」、取引手段で「売掛金」を選択し、摘要に「入金 要訂正」などとメモをしておきます。
そしてオンラインにログインした際に売掛金の取引をチェックし、摘要を見ながら訂正が必要な取引は「売掛金を現預金」に、「売上を売掛金」に変更するのです。

方法② 年末に不足する売上を計上する

年中は入金時に売上を計上し、年末に「今年中に発生した売上で、入金が来年以降になるもの」を足す方法です。
2年目以降は「去年足したものを今年の売上から引いて、今年中に発生した売上で、入金が来年以降になるものを足す」方法となります。
いわゆる「期中現金主義、決算で発生主義に修正」という方法です。
この方法は処理は楽になりますが、入金が遅かったり滞っている取引先があると、決算数値を予想したり正しい売上を計上することが難しくなります。

私としては少々手間でも①の方法をおすすめします。
②の方法だと取引先が多くなった場合、未収があっても気付かない可能性があります。
また、売掛金の入金が預金ではなく、現金で回収することがある方はこまめに記録をつけないと必ず計上もれが発生してしまうので、①の方法を選択すべきでしょう。

売掛金の入金はこまめにチェックする必要があります。あまりにも間が空いてしまうと請求が難しくなるケースがあるためです。
また、売上の計上もれは税務調査で指摘され、余分な加算税等を負担することにもつながるので注意しましょう。
いずれにせよ、弥生の開発チームにはより一層の改善を望むばかりです。

今回は弥生会計オンラインの話です。
弥生会計オンラインの設定で私が最初につまずいた項目に「未払法人税等の残高が登録できない」があります。

法人では必須の科目である未払法人税等がないことにかなり焦りましたが、幸いチャットによる質問ですぐに解決しました。
「科目の設定」で「取引を表示する」にチェックを入れると残高設定の画面で登録できるようになります。
必須の科目なので、最初から登録できるようにしておいて欲しいものですが、どのような方針なんでしょうか？

それはともかく、初めて弥生のチャットによる質問を利用しましたが便利ですね〜。
文字の入力なんて面倒くさい・・・、と思っていましたが、文字に起こすと質問内容がシンプルになりますので、逆にやり取りが早く済みました。

チャットによる質問は画面の右下に出てくる「チャットサポート」のバナーをクリックすれば可能です。
皆さまも是非一度お試しください。

最近の経理ソフトの傾向として、レシートをスキャンまたは撮影して、そこから仕訳を計上する機能を売りにしているものが出ています。

しかし、この機能を1〜5人規模の個人事業主や法人に適用することに、私は疑問を感じます。

なぜなら、ソフトを起動して「レシートを撮影」し、「読み込んだ内容を確認」して「登録」するという手間をかけるくらいなら、最初からソフトに判断させず、スマホ経理のソフトに「科目」「摘要」「金額」を手動で登録する方が早いからです。

また、スマホ経理のソフトと一体となっているなら仕方がありませんが、別ソフトとして存在するならば、わざわざ少ないスマホの容量を使用してまでインストールする必要性はないでしょう。

電子帳簿保存を適用している会社や証憑類の電子化をモットーとする会社なら、レシートの仕訳計上ソフトは便利だと思います。

しかし、小規模事業者は「経理に時間とお金をかけない」ことが重要なので、必要性が低いものには手を出さないもしくは削ることを考えましょう。

最近の会計ソフトは、預金取引を自動で取り込み、仕訳を計上してくれる機能がついています。
ところが先日の投稿で記載したとおり、植田会計事務所の経理は預金の自動仕訳を使っておりません。

自動仕訳の実際

ここでは弥生の「スマート取引取込」を例に説明します。
自動仕訳と表現されますが、実際には人の手がかなり必要とされます。

まず、預金の取引データを用意する必要があります。
自動で口座までデータを読み取りに行くよう設定することもできますが、第二認証のパスワードまで登録しておく必要があります。
口座のパスワード登録に抵抗がある方は、手動で預金の取引データを口座ごとにダウンロードしなければなりません。

次に弥生のスマート取引取込を起動させ、取引データを読み込ませます。
読み込むと、勝手に仕訳を計上してくれます。
この仕訳が正しければ良いのですが、当然間違っている仕訳が出てくるので、仕訳をひとつひとつチェックして訂正する必要があります。

訂正が終わると仕訳を登録します。
この登録は弥生のサーバーを通じて行われるため、少しだけ時間がかかります。

自動仕訳を使うべきか？

このように、弥生の自動仕訳は意外と自動とはいえず、手入力と同じかそれ以上に時間がかかることもあります。

そのため、植田会計事務所では預金の自動仕訳は採用していません。
取引の大部分はスマホ経理で処理できるため、数少ない取引をわざわざ自動仕訳で処理する必要がないのです。

では逆に、どのような口座は預金の自動仕訳を使うべきでしょうか？
それは次のような口座です。
①日々の取引量が多い口座
②取引のパターンが一定の口座

①の日々の取引量が多い口座については、確かにチェックや訂正の手間はかかります。
しかし、仕訳を計上する手間を省けるというメリットがそれらの手間を上回るならば採用する価値があります。

②の取引のパターンが一定の口座は、取引量が少なくても訂正の手間が少なくなるため採用する価値があります。

自動仕訳は単純作業の省略に威力を発揮します。
上記①や②に該当する方は、ぜひ一度自動仕訳を試してみてください。

植田会計事務所のようなサービス業がスマホ経理をどのように行っているかお伝えします。

まず、日常の経費は領収書を受け取ると、移動の合間か事務所に戻ってから「やよいの青色申告スマホ版」を起動して登録します。
現金で支払った経費は取引手段「現金」を選び、個人のクレジットカードで支払った経費は取引手段「クレジットカード(個人用)」を選択して登録します。

売上は、スポットの案件は仕事が完了する都度、毎月の顧問料は1日に取引手段「売掛金」で登録します。

預金は通帳を記帳する都度、費用や生活費の引き出しは取引手段「普通預金(〇〇銀行〇〇支店)」で登録します。

ただし、売掛金の入金はスマホからではなく、PCから行います。
これは入金で選択できる科目に「売掛金」がないためです。

月に1〜2回PCからやよいの青色申告オンラインを開き、スマホからは入力できない取引を登録したり、残高試算表をの金額をチェックします。

これで終わりです。
便利な世の中ですね。
1〜5人くらいの個人事業なら、税理士に頼ることなく経理が可能ですね。

もしチェックに自信がないようでしたら、チェックだけ税理士に任せてはいかがでしょうか？
1年間、12カ月関与させるのではなく、半年に1回(7月と2月など)チェックしてもらうだけなら報酬も安く済ませられるはずです。
個人事業で規模が小さいうちは「経理に時間とお金をかけない」を心がけましょう。